Cara bikin surat resmi merupakan informasi yang penting untuk penyampaian informasi dalam berkomunikasi. Penyampain informasi baik yang dilakukan oleh perseorangan maupun lembaga, biasanya menggunakan surat resmi. Maka dari itu, anda harus tahu penulisan baku yang menjadi standar serta berbagai bagian bagain yang ada didalam surat resmi beserta penjelasannya.
Kepala Surat
Dalam penulisan surat resmi didalamnya memiliki kepala surat atau yang sering kita dengar dengan istilah berupa kop surat. Kop surat inilah merupakan bagian yang menunjukkan identitas dari lembaga organisasi pembuat surat.
Adapun struktur yang ada didalam kop surat ini biasanya terdiri atas logo atau lambang instansi atau lembaga, nama instansi, alamat dari instansi serta nomor telepon faksimile atau email. Lalu, jika surat resmi yang dibuat ini berasal dari perusahaan maka anda bisa menambahkan tentang macam usaha, nomor izin usaha serta bidang kegiatan usahanya.
Cara bikin surat resmi pada bagian pertama ini memiliki fungsi yakni sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi info mengenai bidang usaha, jenis kegiatan, serta sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak umum.
Tempat dan Tanggal Surat
Bagian yang kedua ialah tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang memberikan penjelasan mengenai lokasi serta kapan surat resmi tersebut ditulis. Jika lokasi penulisan surat telah tercantum didalam kop atau kepala surat, maka nada tak perlu menuliskan kembali, jadi cukup untuk menuliskan tanggalnya saja.
Lokasi tempat dan tanggal surat biasnaya dituliskan di pojok kanan atas yang sejajar dengan nomor surat. Nah pada umumnya, nama tempat itu posisinya lebih dahulu sebelum tanggal surat. Penulisan dari nama tempat serta tanggal dipisah dengan menggunakan tanda baca koma serta diakhiri menggunakan tanda baca titik.
Nomor Surat
Cara bikin surat resmi pada bagian yang selnajutnya ialah mencantumkan nomor surat. Hal ini karena digunakan sebagai catatan untuk arsip maka penting untuk mencantumkan nomor surat.
Setiap instansi atau lembaga biasanya mempunyai sistem penomoran masing masing. Jadi, penomoran akan mempermudah pencatatan serta kategorisasi administrasi dalam setiap surat yag dikeluarkan.
Lampiran
Surat resmi yang berikutnya memiliki bagian lampiran yang merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat yang utama. Lampiran ini biasanya didalamnya berisi tentang dokumen pendukung yang dapat menguatkan dokumen utama yang terdiri atas daftar kegiatan, surat pendukung yang diperloeh dari lembaga lain serta laporan keuangan yang detail atau dokumen yang lainnya.
Hal atau Perihal
Cara bikin surat resmi yang selanjutnya memilii bagian alamat tujuan untuk siapa surat resmi ini ditujukan. Penulisan pada bagian ini hanya perlu singkat karena alamat lengkap tujuan pada umumnya telah dicantumkan pada sampul surat resmi. Lalu, kata kepada yang kerap kali kita lihat dalam penulisan alamat suratsupaya efektif dan tidak perlu digunakan.
Didalam hal atau perihal tanpa digunakan kata kepada pun alamat surat yang dituju pun sudah jelas. Maka dari itu, cukup menggunakan frasa Yang Terhormat atau biasanya disingkat dengan Yth. (diberikan akhiran tanda titik).
Lalu, singkatan kata atau diksi untuk menyebut gelar akademis jabatan serta pangkat pada penulisan alamat surat tak perlu lagi diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu. Hal ini dikarenakan gelar akademis serta pangkat tersebut telah mewakili penghargaan kepada orang yang dituju dalam surat resmi ini.
Salam Pembuka
Cara bikin surat resmi yang berikutnya ialah menulis bagian salam pembuka. Salam pembuka ini ialah kata sapaan yang ada di awal surat. Pada umumnya kata yang kerap kali digunakan untuk kata sapaan didalam surat resmi ialah Dengan hormat, (yang diikuti menggunakan tanda baca koma).
Isi Surat
Di dalam surat resmi ada beberapa bagian yang harus dicantumkan tak boleh terlewat yakni pembuka, inti serta penutup. Nah, pembuka sendiri merupakan kalimat pembuka yang memiliki fungsi guna mengantar pembaca sebelum masuk ke dalam inti dari pembahasan.
Cara bikin surat resmi di dalam bagian pembuka surat ini biasanya berisi mengenai rujukan inti masalah untuk penerima surat resmi yang ditujukan. Lalu, ada sisi pokok merupakan bagian yang berisi mengenai maksud, tujuan dan keinginan pembuat surat dalam membuat surat resmi itu sendiri.
Penyampaian dalam bagian ini harus jelas, tidak bertele-tele, serta dapat dengan mudah dipahami oleh para pembaca surat. Setelah itu ada bagian penutup yang berisi mengenai penegasan kembali, harapan, simpulan serta ucapan terima kasih. Pada bagian penutup ini memberikan tanda bahwa uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat resmi telah selesai.
Salam Penutup
Cara bikin surat resmi juga menuliskan bagian salam penutup yang didalamnya berisikan mengenai kata yang biasanya digunakan untuk menambah kesantunan ketika menyelesaikan komunikasi yang dibangun melalui surat resmi.
Nama, Jabatan serta Tanda Tangan
Surat resmi akan bisa dikatahkan sah apabila memiliki tanda tangan dari pejabat yang berwenang layakanya pemegang suatu lembaga, instansi serta organisasi yang bersangkutan.
Tembusan
Tembusan ialah bagian surat yang digunakan untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang menerima surat selain penerima surat utama yang ditujukan. Hal ini juga berlaku apabila surat tersebut harus diketahui oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat resmi ini.
Cara bikin surat resmi yang telah dijelaskan dan dipaparkan di atas semoga bermanfaat untuk mengisi waktu luang dengan membaca artikel ini. Yuk cek universitas123.com supaya bisa baca artikel informatif dan bermanfaat yang lainnya ya.
